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要想獲得高質量的授權專利，除了依賴代理機構高水平的撰寫質量，同樣不可忽視的另一個重要因素則是專業的流程管理。
例如，在專利申請的過程中，返稿期限永遠是最為致命的“阿喀琉斯之踵”。代理機構最基本的義務應該是在約定的期限內提供返稿文件，這樣才能避免延誤提交時間，防止知識產權部門產生案件積壓，然而這一點恰恰是最難做到的。為此，需要代理機構的流程部門足夠專業，定期進行時限監控，不斷提醒臨近期限，保證代理人嚴格遵守作業時間。
而且，文件撰寫只是整個專利獲取生命周期的開始，后續還有提交、補正、公布、實審、審查意見轉達答復，而未來還可能進一步面臨復審、無效、海外申請等過程，因此，代理機構正規化、程序化的流程體系不可忽視。流程工作無小事，必須滿足零差錯的要求。
另外，專業的代理機構應該配置有專業的流程管理軟件，以有效實現對企業專利進行集約式、精細化管理，全方位、全過程地管控企業知識產權的完整生命周期。
